✨ AI 重點整理

1. 未經公司批准的AI工具處理客戶資料，可能使敏感資訊遭到洩漏或意外暴露。
2. 多數會計與稅務事務所受美國FTC《FTC Safeguards Rule》規範，須建立書面資訊安全計畫並監督服務供應商。
3. 處理客戶資料的AI供應商將被視為FTC規範下的服務供應商，事務所應依其他供應商標準進行審查。
4. IRS出版品《4557號：保護納稅人資料》與《IRS法規第7216條》，對稅務專業人員使用及揭露報稅資料設有嚴格限制。
5. 員工使用個人AI帳號或讓AI助理連接公司系統，未經審查或批准的「影子AI」可能成為資料外洩管道。
6. 事務所應分類資料並更新書面安全計畫，將AI使用政策及資料保存、訓練用途規範納入其中。
7. 核准的AI工具應具備管理員控制、多因子認證及活動日誌記錄等功能。
8. 專家建議事務所在下次申報截止日前盤點員工使用的AI工具，並建立鼓勵誠實回報的機制。
9. AI與電子郵件、文件儲存或實務管理軟體整合前，應取得管理員批准。
10. 透過DNS過濾可阻擋或標記未經批准的AI服務，日誌監控則有助發現異常活動。
11. 事務所應在繁忙期前完成員工AI使用訓練，並落實離職員工對相關工具及客戶資料的權限管理。
12. 所有AI使用政策與措施均應詳加記錄，以供客戶、保險公司或監管機構查閱。
13. 客戶日益關注AI的資料處理方式，事務所應說明核准工具、資料保護措施及處理客戶文件是否需要徵求同意。
14. CPA Practice Advisor指出，AI工具使用與管理已成為會計與稅務事務所面臨的重要資安與合規議題。